Tuinfeest

Het "tuinfeest" is een eenvoudige en speelse methodiek om zicht te krijgen op stakeholders (belanghebbenden). Het kan worden gebruikt in kleine tot middelgrote groepen, en is een prima discussie-opener of inleiding op het thema "klanten".

Hoe gaat het in zijn werk? De groep wordt meegenomen in volgend verhaaltje:

Stel dat we volgende zomer een groot tuinfeest organiseren ter ere van ons zoveeljarig bestaan (of welke reden dan ook). Op dit feest nodigen we iedereen uit waar we ooit wat voor hebben gedaan.

1ste vraag: wie staat op de guestlist?

Vermoedelijk worden de primaire klanten eerst genoemd: cliënten, patiënten, bewoners, ... Prikkel de groep om steeds verder te denken ("we moeten minimaal 25 groepen bezoekers hebben"). De lijst wordt dan aangevuld met familieleden, medewerkers, buren, leveranciers, overheden, ...

2de vraag: wie komt, wie komt niet?

Welke genodigden zouden zeker komen, en welke wellicht niet? En waarom? Wie zouden we heel hard missen mochten ze niet komen, en waarom? Zijn er mensen die we uitnodigden, maar waar we eigenlijk niet rouwig om zijn dat ze niet opdagen? Hoe komt dit?

3de vraag: welke gesprekken vangen we op?

Als we als medewerkers rondlopen op dit feest, vangen we ongetwijfeld flarden van gesprekken over onze organisatie op. Wie zegt wat? Wat zijn de positieve reacties, en bij wie vermoeden we dat er een zweem van kritiek op te merken valt? Lijst alles wat gezegd wordt op in een overzichtlijst met positieve en negatieve feedback

Op het einde van deze oefening hebben we een uitgebreide lijst die kan doen nadenken over:

• Behandelen we iedereen op de lijst als klant? Wie wel (en waarom), en wie niet (en waarom niet)?
• Hoe kunnen we de positieve feedback die we verwachten nog vergroten. Hoe kunnen we de negatieve feedback verminderen?
• Hoe kunnen we mensen die wij belangrijk vinden overtuigen om langs te komen? Hoe betrekken we mensen bij onze werking en ons verhaal?
• ...